Kassenführung

Pfand und Leergut: Kleine Beträge, große Wirkung auf die Statistik

Von TaylorCom Softwareentwicklung 5. Oktober 2026 Lesezeit: 5 Minuten

Wer Getränke oder andere pfandpflichtige Ware verkauft, hat täglich mit Kleinstbeträgen zu tun. Einzeln sind sie unbedeutend, in der Summe können sie Auswertungen spürbar verzerren – vor allem, wenn Pfand und Ware in einer Position verschwimmen.

Pfand gehört in eine eigene Position

Die wichtigste Regel: Der Pfandbetrag steht auf dem Bon als eigene Zeile, nicht im Artikelpreis versteckt. Dazu wird für jede Pfandart ein eigener Artikel angelegt – etwa Einweg 0,25 Euro, Mehrweg 0,08 Euro, Mehrweg 0,15 Euro, Kasten 1,50 Euro.

Viele Kassen können den Pfandartikel automatisch an den Getränkeartikel koppeln. Das spart Tipparbeit und verhindert, dass das Pfand in der Eile vergessen wird.

Warum die Trennung wichtig ist

• Für die Auswertung. Wird Pfand im Artikelpreis mitgeführt, erscheint es als Umsatz der Warengruppe Getränke. Die Marge wirkt dann besser, als sie ist.
• Für die Kalkulation. Ein Getränk kalkulieren Sie ohne Pfand. Wer mit dem Bruttopreis inklusive Pfand rechnet, liegt bei jedem Artikel daneben.
• Für den Kunden. Der Bon zeigt nachvollziehbar, was Ware kostet und was er zurückbekommt.

Pfand ist umsatzsteuerlich in der Regel kein eigenständiges Geschäft, sondern Teil der Lieferung; die Rücknahme mindert das Entgelt. Welcher Steuersatz im Einzelfall gilt und wie die Pfandbeträge zu verbuchen sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Leergutrücknahme

Bei der Rücknahme wird der Pfandartikel mit negativer Menge erfasst – entweder als eigener Bon oder verrechnet mit einem neuen Einkauf. Beides ist möglich, wichtig ist nur, dass die Rücknahme als solche erkennbar bleibt.

Leergutautomaten geben einen Bon aus, der an der Kasse eingelöst wird. Dieser Bon gehört nach dem Einlösen entwertet oder einbehalten, damit er nicht ein zweites Mal vorgelegt werden kann.

Der Monatsabgleich

Einmal im Monat lohnt ein Blick auf die Pfandsalden: Wie viel Pfand haben Sie eingenommen, wie viel ausgezahlt? Bei Mehrweg sollten sich beide Werte grob ausgleichen. Weicht das stark ab, ist entweder etwas falsch erfasst – oder es fehlt Leergut im Lager, das noch an den Lieferanten zurückgehen muss.

Fazit

Eigene Pfandartikel je Pfandart, automatische Kopplung an die Ware, Rücknahme als negative Position und ein monatlicher Blick auf die Salden. Dann bleibt Pfand, was es ist: ein durchlaufender Kleinbetrag, der weder Ihren Umsatz noch Ihre Warengruppen-Auswertung verfälscht. Wie Sie Warengruppen dabei schneiden, steht unter Warengruppen richtig schneiden.