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Warengruppen richtig schneiden: Die Entscheidung, die jede Auswertung prägt
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Warengruppen werden meist in der ersten Woche angelegt, wenn die Kasse neu ist und niemand Zeit hat. Danach bleiben sie zehn Jahre so. Das ist unangenehm, denn sie bestimmen, was Sie später über Ihren eigenen Laden erfahren können – und was nicht.
Die gute Nachricht: Der Schnitt lässt sich korrigieren. Die schlechte: Je später, desto mehr Vergleichbarkeit geht verloren.
Wozu Warengruppen überhaupt dienen
Eine Warengruppe beantwortet eine einzige Frage: Womit verdiene ich mein Geld? Nicht mit welchem Artikel – dieser Blick ist zu klein für Entscheidungen – sondern mit welchem Teil des Sortiments.
Daran hängen in der Praxis drei Dinge: Ihre Auswertungen, die Sortimentsplanung und, je nach Betrieb, die Zuordnung der Steuersätze.
Wie viele Gruppen sind richtig?
Eine Faustregel, die sich bewährt hat: So viele, dass die größte Gruppe nicht mehr als ein Viertel Ihres Umsatzes ausmacht, und so wenige, dass die Liste auf eine Bildschirmseite passt. Für die meisten Einzelhändler liegt das zwischen 10 und 30 Gruppen.
| Schnitt | Woran Sie es merken | Folge |
|---|---|---|
| zu grob | Eine Gruppe macht die Hälfte des Umsatzes, heißt „Sonstiges“ oder „Diverses“ | Auswertung sagt nichts aus |
| passend | Jede Gruppe hat spürbaren Umsatz, keine ist beherrschend | Entwicklungen werden sichtbar |
| zu fein | Viele Gruppen mit ein paar Artikeln, Mitarbeiter raten beim Anlegen | Pflegeaufwand, falsche Zuordnungen |
Nach welchem Kriterium gruppieren?
Hier gehen die Wege auseinander, und beide sind vertretbar:
- Nach Produktart – so wie der Kunde das Sortiment sieht. Gut für Sortimentsentscheidungen, üblich im Facheinzelhandel.
- Nach Lieferant – gut für Einkaufsverhandlungen und Konditionen, aber schwach bei der Frage, was sich im Laden bewegt.
- Nach Marge – selten als alleiniges Kriterium sinnvoll, als zweite Ebene aber hilfreich.
Die Entscheidung fällt leichter mit einer einfachen Probe: Stellen Sie sich die drei Fragen vor, die Sie am Jahresende beantworten wollen. Lässt sich jede davon mit Ihrem Schnitt beantworten, passt er.
Die häufigsten Fehler
- Eine Gruppe „Sonstiges“. Sie wächst immer, weil sie der bequemste Weg ist. Nach zwei Jahren liegt dort der halbe Laden.
- Gruppen, die niemand erklären kann. Wenn zwei Mitarbeiter denselben Artikel verschieden einsortieren würden, ist die Abgrenzung unklar – und die Auswertung wertlos.
- Saison als Warengruppe. „Weihnachten“ ist keine Produktart. Saisonales gehört in ein eigenes Merkmal, nicht in die Gruppenstruktur.
- Jeder Lieferant eine eigene Gruppe. Beim Lieferantenwechsel zerfällt die gesamte Historie.
Eine gewachsene Struktur aufräumen
Wenn der Schnitt nicht mehr passt, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
- Umsatz je Gruppe für die letzten zwölf Monate ziehen und absteigend sortieren.
- Alles unter einem Prozent Umsatzanteil prüfen: zusammenlegen oder auflösen.
- Die größte Gruppe und „Sonstiges“ aufteilen – dort steckt der eigentliche Erkenntnisgewinn.
- Die Umstellung zum Monats- oder Jahreswechsel machen und notieren, wann sie erfolgt ist. Sonst erklärt später niemand mehr den Sprung in der Statistik.
Beim Verschieben vieler Artikel hilft der Import per Datei: Artikelnummer und neue Warengruppe in eine Tabelle, einlesen, fertig – statt hunderte Datensätze von Hand zu ändern.
Fazit
Warengruppen sind kein Verwaltungsthema, sondern die Brille, durch die Sie Ihren Laden sehen. Zehn bis dreißig klar abgegrenzte Gruppen, keine Sammelkategorie und eine Struktur, die jeder Mitarbeiter ohne Nachdenken trifft – mehr braucht es nicht. Der Aufwand fällt einmal an, der Nutzen bei jeder Auswertung.