Kassenführung

Digitaler Kassenbon: Papier oder Handy – so führen Sie den E-Bon im Laden ein

Von TaylorCom Softwareentwicklung 26. Oktober 2026 Lesezeit: 6 Minuten

Kurz gesagt: Den Beleg müssen Sie bei jedem Verkauf ausgeben – auf Papier oder, wenn der Kunde einverstanden ist, digital. Am besten bieten Sie beides an: Der Kunde scannt einen QR-Code am Kundendisplay oder bekommt Papier. Ein QR-Code ohne Upload ist dabei der datensparsamste Weg, denn Sie müssen weder E-Mail-Adressen sammeln noch Bons auf einen Server legen.

Die Belegausgabepflicht hat seit 2020 viel Papier an die Ladentheke gebracht. Ein großer Teil der Bons bleibt liegen oder landet direkt im Papierkorb. Gleichzeitig wollen viele Kunden einen Nachweis für Umtausch und Garantie – nur eben nicht als Thermopapier, das nach einem Jahr verblasst ist.

Papier, digital oder beides?

Der digitale Bon ersetzt den Papierbon nicht zwangsweise, er ist ein Angebot. Wer ihn nimmt, bekommt keinen Papierbon. Wer kein Smartphone dabei hat oder Papier für die Spesenabrechnung braucht, bekommt Papier. Zwingen Sie niemanden in die eine oder andere Richtung – das sorgt nur für Diskussionen an der Kasse.

• Laufkundschaft mit kleinen Beträgen nimmt den digitalen Bon gern oder gar keinen.
• Geschäftskunden brauchen meist eine Rechnung mit Anschrift – hier bleibt Papier oder die Rechnung per Mail der Standard.
• Große Einkäufe mit Garantie: Der digitale Bon als PDF ist hier sogar besser als Thermopapier, das verblasst.

Drei Wege zum digitalen Bon

Bon per E-Mail

Der Kunde nennt seine Mailadresse, die Kasse verschickt den Bon. Das funktioniert, kostet an der Kasse aber Zeit und macht aus jedem Einkauf einen Datensatz mit personenbezogenen Daten. Die Mailadresse darf dann nur für den Bon verwendet werden, nicht nebenbei für Werbung.

E-Bon per App oder Cloud-Konto

Anbieter speichern jeden Bon auf ihrem Server, der Kunde braucht eine App oder ein Konto. Bequem für Stammkunden einer Kette, für einen einzelnen Laden aber eine Hürde – kaum jemand installiert für einen Einkauf eine App.

QR-Code am Kundendisplay

Nach dem Kassieren erscheint ein QR-Code, der Kunde scannt ihn mit der Handykamera und sieht den Bon im Browser. Steckt der Bon direkt im QR-Code, landet er auf keinem Server. Der Kunde speichert ihn als PDF oder teilt ihn – ohne App, ohne Konto, ohne dass Sie Daten erheben.

So führen Sie den digitalen Bon im Laden ein

1. Kundendisplay sichtbar aufstellen. Der QR-Code muss in Armreichweite und auf Augenhöhe des Kunden sein, nicht seitlich hinter dem Monitor.
2. Eine Frage an der Kasse. „Bon aufs Handy oder auf Papier?“ – mehr braucht es nicht. Nach ein paar Tagen fragen Stammkunden von selbst.
3. Kleines Schild am Display. „Ihr Bon aufs Handy – einfach scannen“ erklärt den QR-Code ohne Worte.
4. Umtauschregel anpassen. Sagen Sie Ihrem Team, dass der digitale Bon beim Umtausch genauso gilt wie der Papierbon.
5. Bonkopf prüfen. Firma, Anschrift und Steuernummer müssen auf dem digitalen Bon genauso stehen wie auf Papier.

Was Kunden fragen

„Muss ich dann eine App installieren?“ Beim QR-Code nicht – die Kamera reicht. „Wo finde ich den Bon später?“ Am sichersten als PDF in den Dateien oder per Teilen in einer Notiz. „Kann ich trotzdem Papier haben?“ Ja, immer.

Typische Fehler

• Der QR-Code ist zu klein oder das Display zu weit weg – dann scannt niemand.
• Der Papierbon wird trotzdem gedruckt und weggeworfen – dann spart der digitale Bon nichts.
• Nur digital: Kunden ohne Smartphone stehen ohne Beleg da.
• Mailadressen werden für den Bon erfasst und später für Werbung genutzt – dafür fehlt meist die Einwilligung.

Die Belegausgabepflicht und die Pflichtangaben auf dem Beleg gelten für Papier und digital gleichermaßen. Dieser Beitrag beschreibt die Praxis im Laden und ersetzt keine steuerliche Beratung.

Digitaler Bon mit QuickKasse

QuickKasse zeigt den Bon nach dem Abschluss als QR-Code auf einem günstigen 7-Zoll-Monitor als Kundendisplay. Der Bon steckt im QR-Code selbst und wird nicht hochgeladen. Ist dem Bon ein Kunde zugeordnet, druckt die Kasse automatisch auf Papier. Wie das genau funktioniert, steht auf der Seite Digitaler Kassenbon per QR-Code.

Häufige Fragen

Darf ich den Kassenbon nur noch digital ausgeben?

Den Beleg müssen Sie bei jedem Verkauf ausgeben. Digital geht das, wenn der Kunde einverstanden ist – möchte er Papier, bekommt er Papier. Ein reines Digital-Angebot ohne Papier-Alternative ist deshalb keine gute Idee.

Gilt ein digitaler Bon beim Umtausch?

Ja, wenn Sie ihn als Nachweis akzeptieren. Legen Sie das für Ihr Team fest: Der digitale Bon enthält dieselben Angaben wie der Papierbon und lässt sich in der Kasse nachschlagen.

Welcher digitale Bon ist am datensparsamsten?

Ein QR-Code, in dem der Bon selbst steckt. Dabei erheben Sie keine E-Mail-Adresse, und der Bon liegt auf keinem Server. Beim Bon per E-Mail oder per App entstehen dagegen personenbezogene Daten, die Sie schützen müssen.

Fazit

Bieten Sie den digitalen Bon an, ohne Papier abzuschaffen. Ein gut sichtbares Kundendisplay mit QR-Code und eine kurze Frage an der Kasse reichen – der Rest erledigt sich nach ein paar Tagen von selbst. Und je weniger Daten dabei entstehen, desto weniger müssen Sie sich um Datenschutz kümmern.