Kassenführung
Anzahlungen und Reservierungen: Geld vor der Ware
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 5 Minuten
Sonderbestellung, Reparatur, ein reserviertes Fahrrad: Im Fachhandel ist es üblich, dass der Kunde vorab einen Teil bezahlt. An der Kasse ist das ein Sonderfall – denn Geld kommt herein, aber die Ware geht noch nicht hinaus.
Die Anzahlung ist kein normaler Verkauf
Wird die Anzahlung wie ein Verkauf gebucht, steht ein Artikel als verkauft im System, der noch beim Lieferanten liegt. Der Bestand stimmt nicht, und bei der Abholung wird der Artikel ein zweites Mal verkauft.
Deshalb wird die Anzahlung als eigener Vorgang erfasst, mit dem Bezug zum Kunden und zum bestellten Artikel. Bei der Abholung wird sie dann auf den Endbetrag angerechnet.
Umsatzsteuerlich entsteht die Steuer bei Anzahlungen in der Regel bereits mit dem Zahlungseingang, nicht erst bei der Lieferung. Wie das in Ihrer Buchhaltung abgebildet wird, klärt Ihr Steuerberater.
Was der Kunde in der Hand haben muss
Ein Beleg über die Anzahlung ist für beide Seiten wichtig. Darauf gehören:
- Datum und Betrag der Anzahlung,
- der bestellte Artikel oder die beauftragte Leistung,
- der vereinbarte Gesamtpreis und der verbleibende Rest,
- eine Nummer, unter der der Vorgang wiedergefunden wird.
Die Nummer ist der Schlüssel. Kommt der Kunde nach drei Wochen ohne Beleg, muss der Vorgang trotzdem auffindbar sein – am besten zusätzlich über den Namen.
Bei der Abholung
Der Endverkauf läuft regulär über die Kasse: Artikel zum vollen Preis, die Anzahlung wird als bereits geleistete Zahlung verrechnet, der Kunde zahlt den Rest. So steht der volle Umsatz beim Artikel, und die Anzahlung ist sauber aufgelöst.
Der Klassiker: die vergessene Anzahlung
Offene Anzahlungen sind Geld, das dem Kunden zusteht, solange die Ware nicht geliefert ist. Zwei Situationen gehen regelmäßig schief:
- Der Kunde holt nie ab. Nach Monaten weiß niemand mehr, ob und wie viel er angezahlt hat.
- Ein anderer Mitarbeiter bedient bei der Abholung und rechnet den vollen Preis ab.
Gegen beides hilft eine Liste aller offenen Anzahlungen, die einmal im Monat durchgesehen wird. Was länger als zwei, drei Monate offen ist, bekommt einen Anruf. Gegen das Vergessen bei der Abholung hilft, dass die Kasse beim Kunden einen Hinweis auf eine offene Anzahlung zeigt.
Stornierung und Rückzahlung
Tritt der Kunde zurück, wird die Anzahlung als eigener Vorgang zurückgezahlt – nicht durch Löschen der ursprünglichen Buchung. Ob Sie einen Teil einbehalten dürfen, hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden ab; das gehört vorher auf den Anzahlungsbeleg.
Fazit
Anzahlung als eigener Vorgang statt als Verkauf, Beleg mit Nummer und Restbetrag, Verrechnung bei Abholung und eine Liste der offenen Fälle: Damit geht keine Anzahlung verloren und kein Artikel wird zweimal verkauft. Wie offene Beträge allgemein überwacht werden, zeigt die Seite zu offenen Posten.