Bargeld
Wechselgeld, Einlagen, Entnahmen: Bargeld an der Kasse im Griff
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 5 Minuten
Die meisten Kassendifferenzen entstehen nicht beim Verkauf. Sie entstehen bei allem, was zwischen den Verkäufen mit dem Bargeld passiert: dem Wechselgeld am Morgen, der Bankeinzahlung, dem Zehner für den Paketboten.
Jede Bewegung ist ein Vorgang
Die Grundregel ist einfach: Geld, das in die Lade kommt oder sie verlässt, ohne dass etwas verkauft wird, braucht eine eigene Buchung. Nur dann stimmt am Abend der Soll-Bestand, mit dem Sie den Zählbestand vergleichen.
| Vorgang | Richtung | Beispiel |
|---|---|---|
| Einlage | Geld kommt in die Kasse | Wechselgeld vom Konto, Privateinlage |
| Entnahme | Geld verlässt die Kasse | Bankeinzahlung, Privatentnahme |
| Ausgabe | Geld geht für eine Betriebsausgabe raus | Briefmarken, Reinigungsmittel, Trinkgeld für den Boten |
Bei Ausgaben gehört der Beleg zur Buchung – die Quittung über die Briefmarken ist der Nachweis, warum das Geld fehlt.
Der feste Wechselgeldbestand
Bewährt hat sich ein fester Betrag, mit dem die Kasse jeden Morgen startet – etwa 150 oder 200 Euro in einer festgelegten Stückelung. Am Abend wird alles darüber abgeschöpft. So ist der Anfangsbestand jeden Tag gleich, und Abweichungen fallen sofort auf.
Halten Sie die Stückelung schriftlich fest. Wer morgens nur Zwanziger in der Lade hat, kann um zehn Uhr kein Wechselgeld mehr herausgeben – und fängt an, zwischen Kasse und Portemonnaie zu tauschen. Genau dort entstehen Differenzen.
Die häufigsten Ursachen für Fehlbeträge
- Ungebuchte Entnahmen. Der Zehner für den Boten, schnell aus der Lade genommen und vergessen.
- Falsch herausgegebenes Wechselgeld. Besonders bei großen Scheinen und in Stoßzeiten.
- Kartenzahlung als bar gebucht – oder umgekehrt. Die Summe stimmt, die Verteilung nicht.
- Mehrere Personen an einer Lade ohne eigene Anmeldung. Dann ist eine Differenz nicht mehr eingrenzbar.
Kleine Differenzen sind normal und kein Anlass für Misstrauen. Auffällig wird es, wenn sie regelmäßig in dieselbe Richtung gehen oder sich an bestimmten Tagen häufen.
Privat und Betrieb trennen
Wer die Ladenkasse als Geldbeutel benutzt, macht die eigene Buchführung unnötig schwer. Jede private Entnahme gehört als Privatentnahme gebucht, jede private Einlage als Einlage – auch wenn es „nur kurz“ ist. Wie das buchhalterisch einzuordnen ist, klärt Ihr Steuerberater; wichtig ist, dass jede Bewegung in der Kasse dokumentiert ist.
Fazit
Fester Wechselgeldbestand, jede Bewegung als eigener Vorgang, Beleg zu jeder Ausgabe und eine eigene Anmeldung je Mitarbeiter. Mit diesen vier Gewohnheiten lässt sich fast jede Differenz am Abend erklären – und die meisten entstehen gar nicht erst. Wer welche Rechte an der Lade hat, steht im Beitrag zu Bedienern und Rechten.