Belege
„Kann ich eine Rechnung haben?“ – Kleinbetragsrechnung und Rechnung an der Kasse
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 5 Minuten
Ein Handwerker kauft Material, ein Büro Kaffee und Druckerpapier – und beide fragen nach einer Rechnung. Für den Vorsteuerabzug braucht der Geschäftskunde einen Beleg mit bestimmten Angaben. Welche das sind, hängt vom Betrag ab.
Bis 250 Euro: die Kleinbetragsrechnung
Bei Beträgen bis einschließlich 250 Euro brutto genügt eine vereinfachte Rechnung. Sie muss enthalten:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Ware,
- den Gesamtbetrag einschließlich Steuer,
- den Steuersatz – oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Ein vollständiger Kassenbon erfüllt diese Anforderungen in der Regel bereits. Der Kunde muss dann nicht extra eine Rechnung bekommen – der Bon ist die Kleinbetragsrechnung.
Über 250 Euro: die vollständige Rechnung
Darüber verlangt das Umsatzsteuerrecht zusätzliche Angaben, darunter:
- Name und Anschrift des Kunden,
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- Nettobetrag und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen,
- den Zeitpunkt der Lieferung.
Die vollständige Liste und Sonderfälle – etwa Lieferungen ins Ausland oder steuerfreie Umsätze – klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf an der Kasse.
Den Ablauf an der Kasse schnell machen
Der Geschäftskunde will meist nicht warten, während Sie seine Anschrift abtippen. Zwei Dinge helfen:
- Stammkunden anlegen. Wer regelmäßig kommt, wird einmal mit Anschrift erfasst. Danach ist die Rechnung ein Klick statt drei Minuten.
- Aus dem Bon eine Rechnung machen. Statt den Verkauf neu zu erfassen, wird der vorhandene Vorgang nachträglich mit Kundendaten versehen und als Rechnung gedruckt. So gibt es keinen zweiten Umsatz für denselben Verkauf.
Der zweite Punkt ist wichtiger, als er klingt: Wer einen Verkauf erst über die Kasse und dann noch einmal als Rechnung erfasst, hat ihn doppelt im Umsatz. Wie Belege nachträglich wiedergefunden werden, zeigt die Bonverfolgung.
Und wenn der Kunde später anruft?
Typisch: Der Bon ist verloren, und das Finanzamt des Kunden will einen Nachweis. Eine Rechnungskopie lässt sich ausstellen, wenn der ursprüngliche Vorgang auffindbar ist – nach Datum, Betrag oder Artikel. Kennzeichnen Sie sie als Kopie, damit nicht der Eindruck einer zweiten Rechnung entsteht.
Fazit
Bis 250 Euro reicht in der Regel ein vollständiger Kassenbon. Darüber braucht es Kundendaten, Rechnungsnummer und getrennten Steuerausweis. Wer Stammkunden anlegt und Rechnungen aus dem vorhandenen Bon erzeugt, bedient Geschäftskunden in Sekunden – und vermeidet doppelte Umsätze.