Kassenführung
Gutscheine im Einzelhandel: Was an der Kasse passieren muss
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Gutscheine sind im Handel ein gutes Geschäft: Geld fließt sofort, die Ware geht erst später raus, und ein Teil wird nie eingelöst. An der Kasse sorgen sie trotzdem regelmäßig für Verwirrung – weil ein verkaufter Gutschein eben noch kein Umsatz ist.
Einzweck oder Mehrzweck: der Unterschied
Seit 2019 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Arten von Gutscheinen:
- Einzweckgutschein: Leistung und Steuersatz stehen bei der Ausgabe bereits fest – etwa ein Gutschein für genau eine bestimmte Dienstleistung. Die Umsatzsteuer entsteht hier schon bei der Ausgabe.
- Mehrzweckgutschein: Der Kunde kann frei wählen, was er dafür bekommt, und damit steht der Steuersatz noch nicht fest. Das ist der klassische Warengutschein über einen Betrag. Die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung.
Welche Variante in Ihrem Fall vorliegt und wie sie zu buchen ist, gehört in die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf an der Kasse, er ersetzt keine steuerliche Beratung.
Ausgabe: Geld in der Lade, kein Warenumsatz
Beim Verkauf eines Mehrzweckgutscheins nehmen Sie Geld ein, verkaufen aber keine Ware. Deshalb darf der Betrag nicht als normaler Artikelumsatz in der Statistik landen – sonst stimmen Ihre Auswertungen nicht, und am Jahresende steht ein Umsatz in den Büchern, dem keine Lieferung gegenübersteht.
An der Kasse wird der Gutschein deshalb als eigener Vorgang erfasst, mit eindeutiger Nummer. Diese Nummer ist später der Schlüssel: Sie verbindet Ausgabe und Einlösung.
Einlösung: jetzt wird daraus Umsatz
Löst der Kunde ein, passiert zweierlei: Die Ware geht als regulärer Verkauf über die Kasse, und der Gutschein dient als Zahlungsmittel. Der Warenumsatz entsteht also bei der Einlösung, nicht bei der Ausgabe.
Zwei Punkte, die im Alltag regelmäßig auftauchen:
- Teileinlösung: Kauft der Kunde für weniger als den Gutscheinwert, bleibt ein Restbetrag stehen. Der Gutschein muss also teilweise einlösbar sein, sonst entstehen handschriftliche Notizen – und die sind weder prüfungsfest noch zuverlässig.
- Restbetrag in bar: Ob Sie Restbeträge auszahlen, ist Ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter dieselbe Regel kennen und die Kasse sie abbilden kann.
Den Überblick behalten
Ausgegebene und noch nicht eingelöste Gutscheine sind eine Verbindlichkeit Ihres Betriebs. Sie sollten jederzeit beantworten können, wie viele offene Gutscheine es gibt und über welche Summe. Eine Gutscheinliste mit Nummer, Ausgabedatum, Betrag und Status ist dafür das Mindeste – sie hilft auch, wenn ein Kunde mit einem verblassten Beleg vor Ihnen steht.
Fazit
Wie Ausgabe, Einlösung und die Gutscheinliste in QuickKasse konkret aussehen, zeigt die Seite Gutscheine verwalten.
Gutscheine sind an der Kasse kein Hexenwerk, wenn drei Dinge stimmen: Ausgabe und Einlösung werden getrennt erfasst, jeder Gutschein hat eine Nummer, und Teileinlösungen sind sauber abgebildet. Dann stimmen Ihre Umsatzzahlen, und die offenen Beträge sind jederzeit nachvollziehbar.