Seit dem 1. Januar 2025 müssen Kassen mit TSE dem Finanzamt elektronisch mitgeteilt werden. Die Meldung selbst ist schnell erledigt, wenn die Angaben vorher beisammen sind. Diese Seite zeigt, welche das sind und wo Sie sie finden.
Die Pflicht steht in § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE einsetzt, also eine elektronische Kasse oder eine Registrierkasse auf dem PC, teilt dem Finanzamt Art, Anzahl und Daten der Systeme mit. Das Verfahren ist laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 seit dem 1. Januar 2025 freigeschaltet.
Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine einmalige Frist bis zum 31. Juli 2025. Seitdem gilt die laufende Regel: Eine neu angeschaffte Kasse ist innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden, eine stillgelegte innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme.
Gemeldet wird je Betriebsstätte, und zwar mit allen dort eingesetzten Kassen. Kommt eine Kasse dazu, enthält die neue Mitteilung also auch die bisherigen.
Die Mitteilung geht elektronisch an das zuständige Finanzamt: entweder über das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ in Mein ELSTER oder über eine Software mit ELSTER-Schnittstelle (ERiC), zum Beispiel beim Steuerberater. Ein Brief oder eine E-Mail erfüllen die Pflicht nicht.
Sie können die Meldung selbst abgeben oder eine bevollmächtigte Person, etwa Ihre Steuerberatung, damit beauftragen. Für Mein ELSTER brauchen Sie ein Benutzerkonto mit Zertifikat. Wer noch keins hat, sollte es früh beantragen: Der Aktivierungscode kommt per Post.
Legen Sie die folgenden Daten bereit, bevor Sie das Formular öffnen. Die Feldbezeichnungen folgen der Ausfüllanleitung des BMF.
| Angabe | Wo Sie sie finden |
|---|---|
| Steuernummer und Betriebsstätte | Steuerbescheid, Anschrift des Ladens |
| Art der Software und Anzahl der Kassen | Computergestützte Kasse (PC-Kasse); Anzahl der Kassenplätze je Betriebsstätte |
| Hersteller, Software, Version | QuickKasse von TaylorCom, Versionsnummer im Programm |
| Seriennummer des Aufzeichnungssystems | Eindeutige Kennung der Kasse; nicht zu verwechseln mit der TSE-Seriennummer |
| Datum der Anschaffung | Rechnung; bei Leasing oder Leihe der Vertragsbeginn |
| Seriennummer der TSE | 64 Zeichen, Hexadezimal (0 bis 9, A bis F) |
| BSI-Zertifizierungs-ID der TSE | Format NNNN-JJJJ, steht im Zertifikat des Herstellers |
| Datum der Inbetriebnahme der TSE und Bauform | USB-Stick, SD-Karte oder Cloud |
| Datum der Außerbetriebnahme | Nur bei Stilllegung oder Austausch |
Die lange TSE-Seriennummer von Hand abzutippen ist die häufigste Fehlerquelle. Kopieren Sie sie, wenn möglich, statt sie abzuschreiben.
QuickKasse hat dafür eine eigene Maske: im Hilfe-Menü unter „ELSTER-XML Kassenmeldung erstellen“ oder in den Einstellungen im Reiter TSE. Sie sammelt die Angaben zu Betrieb, Kasse und TSE an einer Stelle und füllt vieles vor, etwa die Kassen-Seriennummer, die Seriennummer der angeschlossenen Swissbit-TSE und deren Bauform.
Vor dem Speichern prüft die Maske die typischen Fehlerquellen: Pflichtfelder, Datumsformat, ob die TSE-Seriennummer genau 64 Hexadezimalzeichen hat und ob die BSI-Zertifizierungs-ID dem Format NNNN-JJJJ entspricht. Das Ergebnis legt QuickKasse als Datei ab, die Sie für das ELSTER-Formular nutzen oder an Ihre Steuerberatung weitergeben. Übermittelt wird dabei nichts automatisch, die Meldung geben Sie selbst oder Ihre Beratung ab.
Wichtig: Die Datumsfelder für Anschaffung und Inbetriebnahme sind mit dem heutigen Datum vorbelegt. Tragen Sie dort das Datum von Ihrer Rechnung ein, bevor Sie die Datei erzeugen.
Ja, wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE nutzen. Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO geht elektronisch über ELSTER, für neue Kassen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
Einen Monat ab Anschaffung. Dieselbe Frist gilt nach einer Außerbetriebnahme, etwa wenn Sie eine Kasse stilllegen oder ersetzen.
Ja. Die Pflicht kann eine bevollmächtigte Person erfüllen. Geben Sie ihr die Angaben aus der Checkliste, vor allem die TSE-Seriennummer und die BSI-Zertifizierungs-ID.
Ja, die geänderten TSE-Angaben sind mitzuteilen. Dabei werden wieder alle Kassen der Betriebsstätte angegeben.
Nein. Die Pflicht ist grundsätzlich nur elektronisch über Mein ELSTER oder eine Software mit ELSTER-Schnittstelle erfüllt.
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