Kassen-Forum

Ich betreue die Kassen von drei kleinen Filialen mit QuickKasse und jeweils lokaler USB-TSE. Unsere älteste TSE wurde Anfang 2021 in Betrieb genommen, das Zertifikat läuft also in wenigen Monaten nach fünf Jahren ab. Ich weiß, dass danach kein Kassieren mehr möglich ist, daher möchte ich den Wechsel sauber vorbereiten und suche Praxiswerte. Bestellt ihr die Ersatz-TSE mehrere Wochen vorher und initialisiert sie an einem ruhigen Tag oder erst genau zum Ablaufdatum? Wie sichert ihr TAR-Files und DSFinV-K Exporte für die Steuerprüfung? Muss jede TSE einzeln beim Finanzamt umgemeldet werden und wie dokumentiert ihr den Wechsel im Kassenbuch?

Der Ansatz mit Vorlauf ist richtig, denn QuickKasse arbeitet nur mit lokaler USB-TSE und ohne gültige TSE können keine Bons abgeschlossen werden. Ich würde die Ersatz-TSE je Filiale mehrere Wochen vorher beschaffen und den Ablauf im Menü Hilfe unter Ablaufdatum TSE anzeigen sowie im Reiter KassenSichV TSE mit TSE Ablaufdatum und Rest-Signaturen überwachen. Den Tausch selbst an einem ruhigen Tag mit Z-Bon in Umsatz32 über Umsatz und Kassenbericht im Reiter Bonverfolgung abschließen, dann Stick wechseln, Laufwerk prüfen und TSE aktivieren drücken. Vorher unbedingt mit DatenZIP sichern, das TAR-Archiv entsteht bei jedem Start und gehört zur Aufbewahrung, zusätzlich DSFinV-K Export aus Umsatz32 archivieren. Für jede geänderte TSE eine neue ELSTER-XML Kassenmeldung erstellen und im Mein ELSTER Portal hochladen, anschließend den Beleg und Z-Bon maßgeblich zum Wechselordner legen. Zur Meldepflicht je Filiale bitte den Steuerberater fragen.