Kassen-Forum

Ich stehe fast jeden Abend ratlos vor der Schublade und weiß nicht weiter. Laut Zettel aus der Kasse müssten zum Beispiel 840 Euro drin sein, gezählt habe ich aber nur 810 Euro. Wechselgeld am Morgen ziehe ich schon ab und private Entnahmen schreibe ich auf einen Block. Trotzdem fehlt immer ein kleiner Betrag. Wie tragt ihr solche Unterschiede sauber ins Kassenbuch ein, damit der Steuerberater nicht meckert?

Kleine Differenzen wie in deinem Beispiel entstehen meist nicht durch die Technik, sondern durch nicht erfasste Bewegungen zwischen den Zählungen. Typisch sind vergessene Pfandauszahlungen, eingelöste Gutscheine, Trinkgeldentnahmen, Zahlendreher auf dem Entnahmeblock oder ein ungenau erfasster Wechselgeldbestand am Morgen. Prüfe zuerst systematisch: Wechselgeld exakt zählen und schriftlich festhalten, Barentnahmen sofort mit Betrag, Grund, Uhrzeit und Unterschrift dokumentieren, Gutscheine und Pfandbelege zum Z-Bon legen und Kartenzahlungen getrennt vom Bargeld abstimmen. Für das Kassenbuch gilt: Den gezählten Bestand niemals an den Sollbestand anpassen. Lege ein tägliches Zählprotokoll mit Datum, Anfangsbestand, Einnahmen laut Abschluss, Entnahmen und gezähltem Endbestand an und weise die Differenz offen als Fehlbetrag oder Mehrbetrag aus, sodass alles nachvollziehbar bleibt. Bitte kläre mit deinem Steuerberater, dass die Buchung in deinem Kontenrahmen so anerkannt wird.

Kleine Fehlbeträge entstehen meist durch falsch herausgegebenes Wechselgeld, Zahlendreher beim Eintippen, verspätet notierte Entnahmen oder nicht erfasste Barauszahlungen für Porto und Reinigung. Entscheidend ist, den Umsatz unverändert zu lassen und die Differenz sauber zu dokumentieren. Zähle abends die Schublade zweimal und lasse möglichst gegenzeichnen, ziehe den morgendlichen Wechselgeldbestand mit Beleg ab und vergleiche diesen Istbestand mit dem Sollbestand aus dem Tagesbericht mit TSE-Signatur. Lege für jede Differenz sofort einen nummerierten Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund wie Kassenfehlbetrag und Unterschrift an und buche sie auf ein eigenes Konto für Kassen Differenzen, Überschüsse entsprechend als Kassenüberschuss. Ersetze den losen Block durch feste Entnahmebelege mit Grund und Unterschrift. Führe für große Abweichungen eine Monatsübersicht aller Differenzen für deinen Steuerberater mit, die genaue Kontierung und Aufbewahrung stimme bitte mit ihm ab.